Le rapport d’activité : outil de valorisation d’une organisation
- Virginie Shirley
- il y a 17 heures
- 6 min de lecture
Cas pratique de l’Institut des Hautes Études de l'Éducation et de la Formation (IH2EF)
Qu’est-ce qu’un rapport d’activité ?
Un rapport d'activité est un compte-rendu écrit du travail effectué au sein d’une organisation synthétisant les actions menées sur une période déterminée, généralement l'année écoulée. Il valorise l’ensemble des activités, les acteurs, les ressources produites et les actions réalisées au profit du développement de l'entreprise. Le document décrit les stratégies, expose les résultats, les compare aux objectifs initiaux et annonce des prévisions pour la période suivante.
Pourquoi faire un rapport d'activité ?
Pour montrer
Le document, présenté dans un format très visuel, inclut des informations sur les réalisations d’une organisation, des données chiffrées telles que le chiffre d’affaires dans le cadre d’une entreprise, les bénéfices ou encore les résultats obtenus. Il peut aussi contenir des prises de position ou bien des portraits. Le rapport d'activité est un outil de communication et de visibilité. Le rapport d'activité est un gage de transparence auprès des collaborateurs, des actionnaires et de l'écosystème large de l'organisation concernée. Il informe, valorise et donne du sens aux actions réalisées et présente la stratégie globale de l’entreprise.
Pour analyser
Le rapport d'activité met en perspective les actions menées dans une approche éditoriale alignée sur les valeurs de l’entreprise et en donnant la parole aux acteurs mêmes de cette entreprise. Sa conception et son élaboration constitue un exercice d’analyse qui soulève de nouveaux questionnements. Il permet une prise de recul constructive.
Pour anticiper
Il offre des perspectives sur l’année à venir, au terme d’un bilan. Dans le cas de l'IH2EF (Institut des Hautes études de l'Éducation et de la Formation), l'agence SOLSTICE a conçu une trame dynamique qui suit une progression en partant des différents événements organisés jusqu'à l’émergence de nouveaux enjeux auxquels les ingénieurs de formation seront confrontés dans la période suivante.
Comment élaborer un rapport d’activité ?
Le rapport d’activité doit être clair et concis, organisé par des éléments graphiques et visuels qui permettent de présenter plusieurs niveaux de lecture pour capter l’attention des publics ciblés et valoriser les messages clés.
Une conception en 6 étapes
1. Définir les objectifs du rapport
Il est important d'identifier à qui s’adresse le document et quel est son but : suivi de projet, justification d’une mission, évaluation d’un service. C’est en définissant son public cible que le document va permettre de s’interroger sur les éléments à mettre en avant.
2. Établir le plan détaillé du rapport
Le rapport d’activité présente une structure logique et suit la progression d’une organisation au cours d’une année. Il n'est pas forcément chronologique et peut, au contraire, s'articuler en grands axes majeurs selon le projet stratégique de l'entreprise.
a. Édito, introduction ou courte accroche : introduit le document pour se référer à son utilité ou bien pour orienter l’axe global du rapport d’activité.
b. Détail des actions réalisées : une approche chronologique est privilégiée, c’est une description factuelle des projets.
c. Résultats et analyses : mise en perspective des problèmes rencontrés et des solutions mises en place. C’est une analyse et une interprétation des faits. Composée d’un bilan objectif et factuel de la situation, accompagné de données chiffrées et de dates.
d. Perspectives : au terme du bilan, le rapport d’activité peut annoncer des orientations futures.
3. Créer une mise en forme synthétique
Le rapport d’activité est un document de synthèse, il doit aller droit au but. Il est nécessaire de déterminer le planning et les délais de réalisation avec anticipation en intégrant toutes les étapes : collecte d’information, rédaction, mise en page, prise de vue photo, traduction, relecture, fabrication et mise en ligne.
La création d'une maquette graphique va permettre de hiérarchiser l'information, de visualiser les messages clés et de rendre sa lecture fluide et accessible. Il s’agit de rendre le document agréable à lire en soignant la forme et en l’accompagnant de photos et d’illustrations.
4. Collecter et résumer les informations
Chaque organisation comprend une pluralité d’acteurs, qui chacun à leur échelle peut contribuer au contenu du rapport. Il s’agit de collecter et de trier les informations pertinentes au regard des attentes du client : entretiens en face à face, documentation, notes de lecture, comptes rendus, etc.
5. Rédiger le rapport
La rédaction doit répondre à une ligne éditoriale et une syntaxe choisies en amont (ton institutionnel, écriture inclusive, par exemple). Phrases, vocabulaires, paragraphes structurés et rubriques affichées permettent d'augmenter sa lisibilité. Le document doit pouvoir justifier les sources des données et indicateurs cités. Il doit enfin refléter avec authenticité la proposition de valeur, le positionnement de l'entreprise et l'engagement de ses collaborateurs.
6. Correction et relecture
La rédaction et la mise en page du rapport, selon le support et le design graphique choisis, sont indissociables d'une correction ortho-typo et une relecture professionnelle. Cette étape va servir à démasquer les redondances, les erreurs ou à donner des éléments explicatifs sur l'usage de jargon ou d’acronymes, par exemple.
7. Suivi de création
Le planning de chaque intervenant dans l’élaboration du rapport doit être maîtrisé. Que le rapport soit imprimé ou digital, le suivi de création est essentiel pour garantir la qualité du livrable. Il est nécessaire de faire le point avec l’imprimeur en plusieurs étapes : test, épreuve de contrôle, choix du papier, finitions, signature du BAT et la livraison.
Cas pratique de l’IH2EF
L’institut des hautes études de l’éducation et de la formation est un service à compétence nationale du ministère de l’Éducation nationale, de la Jeunesse et des Sports (MENJS) et du ministère de l’Enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation (MESRI). Chaque année 11 000 cadres en activités se forment à l’IH2EF pour des durées allant de un jour à trois semaines, couvrant les besoins en ressources, méthodologie et expérience pratique des futurs cadres au moment de leur prise de poste, mais aussi tout au long de leur trajectoire professionnelle.
Dans ce contexte, l'acteur public recrute différents prestataires signataires d'un accord cadre de marché public pour concevoir et réaliser son rapport d'activité, lesquels sont remis en compétition chaque année pour le projet.
Dans ce cadre, le collectif, composé de l'agence éditoriale SOLSTICE (Virginie Shirley), la Directrice artistique Gaëlle Huber et la correctrice, éditrice, Anne Poncelin de Raucourt (Scribanne) ont accompagné l'Institut dans l’élaboration de son rapport d’activité sur trois années consécutives (2022, 2023, 2024), permettant de développer une collection cohérente de rapports d'activité inscrivant l'action de l'IH2EF dans une dynamique temporelle et continue.
IH2EF ?
L’IH2EF est l'Institut de la formation des personnels encadrants de l'Éducation nationale (chefs d'établissements, adjoints, inspecteurs d'académie, agents comptables...). Il accompagne leurs trajectoires professionnelles en lien avec les politiques publiques et face aux enjeux éducatifs actuels et émergents. Le rapport d'activité de l'IH2EF fait l'objet d'une diffusion nationale à ses deux ministères de tutelle (Éducation nationale et jeunesse, et Enseignement supérieur et recherche). Fort d'une expertise pointue en ingénierie de la formation et grâce à l'appui de la recherche et d'une organisation entièrement dédié à l'accompagnement des cadres, l'Institut est tourné vers l'action, comme en témoigne son rapport d’activité de 2024, Le pouvoir d’agir. En intégrant les contraintes de son écosystème éducatif, il pilote, innove et anticipe les orientations à mettre en place pour impulser l'excellence auprès des acteurs de l'Éducation.
Plus qu'un rapport d'activité
Tout en relatant factuellement le bilan de l’année, l'IH2EF souhaite apporter par ce document une analyse contributive au pilotage des orientations à venir. Le rapport d'activité est un des marqueurs de l'amélioration continue de l'Institut et de sa volonté affirmée de hisser la formation des cadres éducatifs vers l'excellence.
Document à multiples voix, il laisse une large place à la contribution de chaque ingénieur de formation. Ouvrant sur un édito du directeur de l’Institut, il déploie plusieurs grands chapitres relatant la parole experte des ingénieurs de formation interviewés sur les opérations accomplies et l'évolution de leurs métiers.
Un porte-voix pluriel
La volonté de l'IH2EF d'intégrer au rapport annuel la participation de ses collaborateurs se traduit par le recueil de leur parole sur l'ensemble des thèmes abordés lors d'entretiens individuels avec la journaliste de l'agence Solstice. À destination des partenaires stratégiques de l'Institut et en diffusion large, accessible sur le site de l'IH2EF, le rapport d'activité annuel valorise l'expertise et les transformations de l'Institut en matière d’innovation pédagogique, de management et d’accompagnement des parcours, d’ouverture nationale et internationale, de qualité de vie au travail, de leadership pédagogique et sur les grandes orientations telles que l’intelligence artificielle (l’IA), l'inclusion ou encore l'égalité fille-garçon à l'école.
En bref
Plus qu'un bilan annuel, le rapport d'activité est le vecteur des valeurs de l'organisation (entreprise, collectivité, institution) et une vitrine de ses engagements opérationnels. Plus outil d'information que de communication, il est le support de référence pour donner une image réaliste et authentique à un instant "t". Sa conception nécessite un dialogue approfondi et structuré entre l'organisation concernée et l'agence accompagnante. C'est un projet éditorial complexe et riche qui doit refléter les actions et initiatives d'une entreprise dans leur dynamique, avec une analyse fine des enjeux à venir sous l'éclairage des actions passées.
Rédaction : India Moussa pour @Agence SOLSTICE
Mots clés :
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